Messeplanung

Gute Messebauer für die Messeplanung mit nur einer kostenlosen Ausschreibung oder im Messe Verzeichnis finden.


Messeplanung. Messestand planen und Messeauftritt organisieren.

Erst wenn die Vor- und Nachteile eines Messeauftritts abgewogen sind, und einem Messeauftritt nichts mehr im Wege steht, kann die dafür geeignete Messe gewählt und die Messeplanung gestartet werden. 

Die Wahl der richtigen Messe sollte natürlich der Branche verpflichtet sein, damit man als Messeaussteller auch die gewünschte Zielgruppe erreicht. Dafür sollte der Kontakt zur Messe gesucht werden, um über diese mehr Informationen zu erhalten, welche Besucherzahlen können vorgewiesen werden, welche Kosten sind mit dem Messeauftritt verbunden und weitere Informationen, die eine Entscheidung beinträchtigen oder beeinflussen können. Zudem sollte sich der Messeaussteller über die Vertragsbedingungen, die Gebühren und über die genauen Richtlinien für den Messestand genauestens informieren.  

Ist die Wahl auf eine bestimmte Messe gefallen und wurden alle notwendigen Bedingungen gesichtet, sollte die Wahl auf einen gut frequentierten Standort in der Messehalle fallen. Der richtige Standort für den Messestand hängt auch davon ab, ob man ein breites Publikum ansprechen möchte, oder nur geladene Gäste erwartet und der Stand damit eher geschlossen wirken soll.

Im letzteren Fall muss der Messestandort auch nicht in einer gut frequentierten Hauptachse liegen, sondern eher in einer ruhigeren Zone, abseits des großen Publikumsstroms. Möchte man jedoch Aufmerksamkeit erhalten und möglichst viele Kontakte erreichen, sollte sich der Standort des Messestandes an einem gut frequentierten Weg befinden. 

Auch ist der Standort stark davon abhängig, wo sich die Mitbewerber positioniert haben. Welche unmittelbare Nachbarschaft hat man vor Ort. Sind es Mitbewerber und sind diese zuträglich für das eigene Geschäft? Dabei ist es manchmal gar nicht verkehrt, einen Mitbewerber als Nachbarn zu haben. Mit geschickten Marketingmöglichkeiten, wie Promotion oder einem köstlichen Messecatering kann man sicher den ein oder anderen Messebesucher des Mitbewerbers auf den eigenen Messestand locken. 

Wenn man sich die Aufteilung in Supermärkte ansieht, so wird bei der Positionierung der Regale und Elemente auf die Laufrichtung der Kunden geachtet. Als Messeaussteller sollte man sich dieses zu Nutze machen, und seinen Messestand ebenso auf der rechten Seite positionieren, denn die meisten Kunden und Besucher orientieren sich zur rechten Seite.

Ist die Positionierung des Standortes für den eigenen Messestand festgelegt, sollten wichtige Punkte wie Strom-, Telefon-, Fax-, Internetanschlüsse, Druckluft und Wasser-/ Abwasserleitungen besprochen und bedacht werden. Dafür erhält jeder Aussteller auch einen Hallenplan in dem die technischen Anschlüsse und Kanäle für eine Versorgung eines Messestandes vermerkt sind. In der Regel sind diese Anschlüsse bei Bestellung mit Mehrkosten verbunden, die in der Messekalkulation natürlich nicht fehlen dürfen. Für die Frage, welche Anschlüsse man für den Messestand als Messeaussteller benötigt, sind auch gerne die beauftragten Messebauer behilflich und bestellen diese auf Wunsch und Namen des Ausstellers auch gerne direkt bei der Messe. Als Messeaussteller kann man sich dann ganz auf die eigene Messeplanung konzentrieren und bei der Messeleitung die Standreservierung beauftragen, einen Eintrag ins Messeverzeichnis vornehmen lassen und die benötigen Besucher- und Ausstellerausweise bestellen. 

Anschließend kann das Messekonzept für den eigenen Messestand erarbeitet werden. In diesem Stepp sollte man eng mit einem erfahrenen Messebauer agieren, denn der Eindruck auf einer Messe ist entscheidend und kann sehr kostspielig und nachtteilig wirken, ohne die richtige Plattform und einen gut gestalteten Messestand. Erfahrene Messebaufirmen und Messeagenturen helfen bei den individuellen Anforderungen vor Ort bei der Messeplanung und im Hinblick auf den Messestand und das Messestanddesign.


Die Messeplanung nicht auf die lange Bank schieben!

Bei einer Messebeteiligung ist es ähnlich, wie mit Weihnachten, denn Weihnachten kommt immer ganz plötzlich. Das gilt für die Messeplanung, wie für die Beschaffung der Weihnachtsgeschenke. Wenn man den Standplatz für die Messe bucht, ist meistens noch "so viel Zeit" bis man sich intensiv mit dem Thema Messeplanung befassen muss und wie vom Blitz getroffen, plötzlich ist die Messe schon in greifbarer Nähe und von Messeplanung ist bisher weit und breit nichts zu sehen. Zu einer ordentlichen Messeplanung gehört alles, was im Zusammenhang mit der Messe steht. Die Verteilung auf mehrere Abteilungen in einem Unternehmen ist meistens keine gute Lösung, denn dann verlässt sich wieder der eine auf den anderen, frei nach dem Motto, warum soll ich das schon wieder machen? Eine zentrale Messeplanung und die Bündelung aller Arbeiten für eine Messeteilnahme auf eine verantwortliche Mitarbeiterin oder einen verantwortlichen Mitarbeiter ist sicher die beste und effizienteste Lösung für eine gut strukturierte Messeplanung.


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Wo beginnt eine ordentliche Messeplanung?

Die Messeplanung beginnt im Prinzip schon bei der Bereitstellung des Budgets für Messeteilnahmen. Schon vor der Budgetbeantragung muss sich der verantwortliche Messeplaner etwa über die Kosten für die Messen informieren und einen groben Kostenüberblick über alle mit den Messeteilnahmen zusammenhängenden Kosten zusammenstellen. Der dafür addierte Gesamtbetrag wird sinnvollerweise nach oben aufgerundet, um für eventuelle Kostensteigerungen oder unvorhersehbare Ereignisse noch ausreichend Budgetmittel zur Verfügung zu haben. Für diese grobe Messeplanung braucht man natürlich Erfahrungswerte, die man für die verschiedenen Positionen einsetzen kann. Falls diese Erfahrungswerte über Messeplanung nicht vorhanden sind, ist man gezwungen die Messe-Feinplanung schon im Vorfeld der Budgetplanung vorzunehmen, um mit seinem Budgetvorschlag im Bereich der Realität zu liegen.


Messestand durch die Messegesellschaft planen lassen?

Für die Wahl einer geeigneten Messebaufirma stehen Ihnen als Messeaussteller viele Möglichkeiten offen, um den richtigen Partner für Ihren Messeauftritt zu finden. Ebenso verfügen die Messegesellschaften über Vertragspartner im Bereich des Messebaus, um Ihnen als Aussteller Lösungen für Ihren Messestand anzubieten. Für Sie als Messeaussteller ein verlockendes Angebot, da damit schon ein geeigneter Partner für die Realisierung des Messestands angeboten wird, und die Messegesellschaften nutzen diesen Vorteil, um eigene Leistungen in der Messewirtschaft anzubieten. Die damit verbundene Entwicklung zeigt jedoch, dass dies zu Lasten der eigenständigen und freien Messebaufirmen geht, welche kreative Lösungen mit vielen Arbeitsplätzen in der Messewirtschaft umsetzen. Denn gerade die Vielfalt in der Messewirtschaft, mit individuellen Messeständen, köstlichen Angeboten im Bereich des Messecaterings und Agenturen für qualifiziertes Messepersonal ist für ein Messeland prägend und trägt wesentlich dazu bei, dass diese Branche eine der interessantesten Branchen ist.       


Welcher Messebauer soll den Messestand bauen?

Um einen guten Messebauer zu finden gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele fragen befreundete Firmen und Unternehmen, die schon Erfahrungen mit Messen haben. Sie können Auskunft über die eigenen Messebaufirmen geben. Ebenso bieten größere Messeveranstalter interne Messebaulösungen, wenn man als Aussteller keine großen Ansprüche stellt und ein Messestand im Systembau ausreichend ist.

Eine andere Möglichkeit ist, das man sich im Internet nach geeigneten Messebaufirmen umsieht. Dabei sollte man auf die Erfahrung des Messebauers achten und welche Referenzen und Projekte dieser schon realisiert hat. Gerade wenn einem individuelle Lösungen vorschweben, hat man mit den realisierten Projekten auf der Webseite des Messebau-Unternehmens eine gute Vorstellung, was möglich ist und welche Erfahrung dieses Unternehmen einbringt.

Wurden potentielle Firmen ausgemacht, sollte man 3 –5 Unternehmen anfragen. Einfacher geht dieses auch mit einer Ausschreibung auf Friendlyfair, welche kostenlos an alle teilnehmenden Messebaufirmen versendet wird und man als Messeaussteller so bis zu 5 individuelle Angebote erhält.


Wie wichtig ist der Standort des Messebauers?

Ab einer gewissen Größe bedienen die Messebaufirmen fast alle Messestandorte in Deutschland, Europa und sogar Weltweit. Erfahrene Messebauer sind logistisch sehr gut vernetzt und können den gleichen Messestand parallel auch an anderen Orten organisieren und realisieren. Das liegt auch an den Vorteilen bei der Wahl eines Systemstandes mit einem gängigen Messebausystem, welches von Partnerfirmen auf der ganzen Welt eingesetzt wird. Ebenso planen und realisieren mittlere und größere Messebau-Unternehmen auf den gängigen Messen oft auch mehrere Messestände für verschiedenen Kunden gleichzeitig, womit sie schon vor Ort agieren. Es lohnt sich also, auch Messebaufirmen anzufragen, die nicht unmittelbar am Firmenstandort oder Messestandort anzufinden sind. 


Messestand mieten, leihen oder kaufen?

Je nach Anspruch kann man sich für einen konventionellen Messestand, einen Systemstand, oder auch einen Messeauftritt in Mischbauweise entscheiden. Möchte man auf mehreren Messen vertreten sein, und dass zudem an unterschiedlichen Messeorten, so ist die Systembauweise eine gute Wahl, da sich damit die Logistik und die Auf- und Abbauzeiten gut kalkulieren lassen. Möchte man etwas repräsentieren und das eigene hochwertige Image fördern, wäre sicherlich eine individuelle und konventionelle Lösung als Messestand eine Alternative. Die Frage, welche Bauart gewählt werden soll, kann man nicht pauschal beantworten und sollte mit dem erfahrenen Messebauer als Partner eingehend kommuniziert werden. 


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Reihenstand, Eckstand, Kopfstand oder Inselstand?

Mit dem Standort entscheidet sich auch die Wahl der Bauform. Ein Inselstand an einem gut frequentiertem Weg ist sicherlich das Nonplusultra eines Messestandes und Messeauftritts, um möglichst viele Messebesucher zu allen vier Seiten zu erreichen - allerdings ist diese Wahl auch meist die kostenintensivste Form eines Messestandes. Alternativ sind auch die Eckstände und Blockstände sehr beliebt, die zu zwei, bzw. drei Seiten geöffnet sind. Die Mehrheit der Messeaussteller entscheidet sich allerdings für einen üblichen Reihenstand als Messestand, welcher in einem guten Kosten-/ Nutzenverhältnis steht. 


Systemstand, konventionelle Bauweise, oder Mischbauweise?

Viele Messeveranstalter bieten gute und kostengünstige Messestände in Systembauweise an. Ebenso können diese von beauftragten Messebaufirmen geplant und realisiert werden. Möchte man mit einem Messeauftritt jedoch Qualität und einen gewissen Anspruch repräsentieren, ist eine individuelle Lösung eines Messestandes eine gute Möglichkeit dazu. Viele Messeaussteller wählen auch eine Mischung zwischen Systemstand und individueller Bauweise, die sich als Mischbauweise bezeichnen lässt. Die Wahl zu der richtigen Bauweise ist von vielen Faktoren abhängig und sollte mit einem erfahrenen Messebauer im Vorwege besprochen und kommuniziert werden. Damit verbunden stellt sich dann auch gleich die Frage, ob der Messestand geliehen oder gekauft werden solle, was ebenso mit dem Messebauunternehmen geklärt und erläutert werden sollte. Erfahrene Messebauer können dafür aus ihrem Erfahrungsschatz schöpfen und die Vor- und Nachteile zur Diskussion stellen.


Form und Inhalt des Messestandes

Die Frage nach dem Messekonzept beinhaltet die Frage, welche Messeziele man damit verfolgen will. Welche Messeziele werden angestrebt und was soll vordergründig präsentiert werden. Damit verbunden benötigt man vielleicht auch separate Besprechungszonen oder Kabinen, um sich intensiver zu einem Gespräch zurückziehen zu können. Soll der Messestand offen für ein breites Publikum sein, oder werden nur geladene Gäste erwartet. All das entscheidet neben den funktionalen Räumen wie Küche und Lager über das Messekonzept und den Messestand und damit natürlich auch über das Standdesign. 

Stehen diese inhaltlichen Aspekte fest, kann der Raum dafür visualisiert werden. Erst mit Wissen um den Inhalt, und um die Bedingungen bei der Messe können Messebauer den Messestand entwerfen und visualisieren. Dabei ist die Kenntnis über den Messeort zwingend notwendig, ob z.B. Abhängungen von der Hallendecke möglich sind, oder wo die Strom- und Wasseranschlüsse zu finden sind. Diese Entwurfsleistung wird in der Regel von den Messebaufirmen kostenlos erstellt. Natürlich ist damit auch die Angebotsabgabe und die Hoffnung auf den Auftrag verbunden. Als Messeaussteller erhält man eine gute Darstellung des eigenen Messestandes unter Berücksichtigung der Vorgaben und der Einhaltung des eigenen Corporate Identity, womit man schon eine gute bildhafte Visualisierung des eigenen Messestandes und Messeauftritts erhält.


Die Aufgaben als Messeaussteller

Ist die Planung bezüglich des Messestandes und des Standdesigns mit dem beauftragten Messebau-Unternehmen kommuniziert, kann man sich als Aussteller parallel der eigenen Messeplanung widmen.

Mit dem Messestand sollten auch die erforderlichen Displays, Prospekthalter, Prospektständer und Informationstheken eingeplant werden, um die Werbematerialien, Werbemittel, Werbegeschenke und Werbeartikel auf dem Messestand gut zu positionieren. Die dafür benötigen Prospekte, Plakate, Flyer und Informationsbroschüren als Standmaterial sollten natürlich rechtzeitig mit der Marketingabteilung besprochen und produziert werden, und das Vertriebspersonal sollte natürlich über einen guten Bestand an Visitenkarten verfügen. Ebenso dürfen erforderliche Bestellformulare und Pressemappen nicht fehlen.

Sollen auf dem Messestand eigene Produkte und Exponate ausgestellt werden, so ist eine dafür geeignete Verpackung für die Verschickung vorzusehen. Bei ausländischen Messeeinsätzen sind ebenso Zollformalitäten zu beachten und die Wahl einer geeigneten Spedition. Oft kann man die eigenen Produkte aber auch dem Messebau-Unternehmen nach Absprache zukommen lassen, da die Verbringung des Messematerials meist den selben Weg zum Messeort nimmt. Auf jedenfall sollte die Lieferung und die Art der auszustellenden Produkte mit der Messebaufirma kommuniziert werden, da die Produkte und Exponate ausschlaggebend für das Standdesign, den Messestand und die gesamte Logistik sind.  

Weitere Kommunikationsmaßnahmen können auch Plakate und Werbemaßnahmen direkt in der Messehalle oder auf dem Messegelände sind. Ebenso sind Inserate und Artikel in Fachzeitschriften und eine Eintrag in den Messe- und Ausstellerkatalog dienlich. 

Der Messeauftritt sollte durch Pressenachrichten und Mailings an entsprechende Kunden bekannt gemacht werden. Wichtige Kunden erhalten dafür eine persönliche Einladung mit Eintrittskarte. Das hilft auch bei der Kalkulation eines Messecaterings, da damit auch Angaben der möglichen Teilnehmer und Gäste verbunden sind. Auch können Aktionen, wie Gutscheinaktionen und Verlosungen auf dem Messestand selbst, oder in der vorherigen Bekanntmachung kommuniziert werden.


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Messecatering mit einplanen?

Im Marketingmix nutzen nämlich viele Messeaussteller auch die Gunst der Stunde und bieten ihren Kunden eine Standbewirtung und Standcatering der köstlichen Art. Dabei kann ein Messecatering sehr umfangreich ausfallen, um eingeladene VIP-Kunden neben Fingerfood auch ein warmes Buffet oder sogar Menü zu reichen, welches durch qualifiziertes Servicepersonal in einheitlicher Kleidung gekonnt serviert wird. Gerade im Bereich des Messecaterings kann man seinen Kunden viel bieten, damit der eigene Name und der Besuch in aller Munde bleibt.  Auch wenn man nicht jedem Kunden eine Köstlichkeit der kulinarischen Art bieten kann oder möchte, so sollten doch genügend Getränke auf einem Messestand vorhanden sein. Bei größter Not bieten auch einige Messecaterer schnelle Lösungen zur Lieferung erforderlicher Speisen oder Getränke. 


Standpersonal und Messepersonal einplanen?

Neben den räumlichen Gegebenheiten ist gutes Messepersonal ausschlaggebend für ein erreichen des Messeziels. Neben der Einsatzplanung der internen Mitarbeiter, welche zumeist aus dem Vertrieb kommen, gibt es auch eine Vielzahl an externen Möglichkeiten, um sich und seine Produkte gut zu präsentieren. Neben Messehostessen und Messehosts setzen so manche Messeaussteller auch Promotionpersonal für die Bekanntmachung ein. Die damit verbundene Aktivität, wie z.B. Flyerverteilung sollte jedoch mit der Messeleistung besprochen und koordiniert werden. Mit der Einsatzplanung der Mitarbeiter für den Messeeinsatz dürfen auch die rechtzeitigen Reservierungen der Hotel- und Übernachtungsmöglichkeiten nicht fehlen. Mit der personellen Besetzung sollten auch die Einsatzzeiten, Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeit und die eventuelle Schulung externer Kräfte organisiert werden. Zudem sollte es auf dem Messestand immer eine Liste mit den wichtigsten Rufnummern geben, um die Messeleitung, Mitarbeiter, Lieferanten und Verantwortlichen auch Mobil erreichen zu können.


Nach der Messe ist vor der Messe – die Nachbereitung

Ob das Messeziel erreicht wurde, kann man erst mit einem Messeauftritt und der Nachkontrolle feststellen. Neben den Bestellungen und vereinbarten Terminen sollte man als Messeaussteller auch die eigenen Messekunden nach einen Feedback bitten, wie sie den Messeauftritt empfunden haben und konstruktive Vorschläge in zukünftige Messeauftritte mit einfließen lassen. 


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